这给我们带来了管理企业文档、组织文档并安全存储文档的巨大挑战。为此，Folderit 是一个文档存储库，作为文档管理系统的一部分，提供了一种简单而安全的方式将您的文档存储在集中位置。
什么是文档存储库？
简而言之，它是一个存储空间，可供系统中所有 WhatsApp数据 获批准的用户访问。某些用户被授予管理员权限和控制权，然后他们为公司实施访问层次结构。虽然全球尚未就哪种文档管理系统 (DMS) 方法最好达成共识，但人们普遍认为系统需要快速、易于使用、易于访问且没有复杂性。这给了我们一个很好的目标，同时也赋予了我们实现目标的自由。
为什么要使用文档存储库？
- 它是一个安全、可靠且可用于存储您的文档的空间。
- 帮助您减少所需的存储空间/位置的数量。
- 使备份和恢复变得简单。
- 减少由于人为错误而造成数据丢失的可能性。
- 确保敏感信息的安全。
- 提供对文档的集中访问。
安全
安全性是 DMS 中最重要的事项。这是因为敏感数据占上传到云的所有文件的16.2%。这些数据可以采用以下形式：
- 个人信息（家庭住址、联系信息、身份证件、护照等）
- 安全的健康信息（患者数据、医疗信息、处方等）
- 财务数据（信用卡号、银行详细信息等）
- 私人数据（商业计划、秘密文件、图像等）
为了保证这些数据的私密性和安全性，需要像 Folderit 这样高度安全的解决方案。Folderit 受 256 位银行级加密保护，可以保护您的内容免受任何未经授权的访问，即使是最先进的超级计算机也是如此。此外，进出系统的所有内容都受到 SSL 加密的保护。
这样，您的用户访问策略就成为您的内容与任何不受欢迎的眼睛之间的一道坚不可摧的墙。用户可以被授予不同程度的访问权限，从完全访问权限到部分访问权限，再到只读访问权限，再到无访问权限。没有办法绕过这些限制。
功能
Folderit 是安全的，这一点是肯定的。但是，这种安全性不会以牺牲文档 Folderit eSign 作为 DocuSign 的替代品：简化在线文档签名 存储库的功能为代价。Folderit 可让您尽可能高效地访问文件，首先是启用 OCR 的搜索，它不仅允许您读取文件名、元数据，还允许您读取只读内容，如图像、PDF、扫描等。您还可以创建关联文件，使您可以将多个文件相互连接。这样，您只需追踪一个文件，其余文件将自行收集。
Folderit 还会保留审计线索，帮助您跟踪哪个用户在何时访问了您的哪个文件。此外，您还可以将其配置为每次只有一个用户可以访问一个文件，同时锁定其他用户。
在协作方面，Folderit 允许您使用Microsoft Office 365（需要单独订阅）进行协作，从而使您能够充分利用两个平台的优势。
自动批准
最好将文档存储在云中，这样就可以像在自己的计算机桌面上一样轻松地访问和处理它们。如果您需要处理文档并自动获得批准。
这对于发票、休假申请、建筑计划或任何需要逐一或一次性由多人批准的文件尤其有用。人们可以发送他们的批准；添加评论，您甚至可以在批准工作流程中跟踪批准。
您还可以配置 Folderit 在一定时间段内 CMO 电子邮件列表 保留文件和/或文件夹，例如几天、几周、几个月甚至几年。这对于法律诉讼尤其有用。
结论
您不需要依赖低效、不安全、僵化和/或不必要复杂的免费解决方案组合，而是需要一个能够在单一解决方案中满足所有文档需求的文档管理解决方案。
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