广义上讲，自动化就是将任何重复的手动流程通过系统以最少的人工干预运行。这是目前几乎每个行业都在使用的概念技术，而且随着人工智能和机器学习的出现，其潜力似乎只会不断增长。
那么
自动化在应付账款流程中意味着什么？它如何影响流程，以及这项技术在哪些层面上会给流程带来变化？这一切都是积极的，还是有一些陷阱需要我们注意？
了解自动化可以做什么以及如何利用这项技术对您的业务产生积极影响是优化内部流程和损益表的关键。即使这些技术的支持者说这是未来商业的武器，您也需要知道如何使用这种强大的武器，也需要知道它究竟能如何帮助您。在应付账款流程中尤其如此；应付账款流程充其量是脆弱的，任何小失误都会导致彻底的混乱和无政府状态。如果我们引入了某些无法达到目的的东西，或者更糟的是，造成了阻碍，整个工作流程可能会陷入停滞。
要理解这一点
并了解它在您的系统中的位置，我们首先需要了解可能的自动化级别。您需要了解在 AP 流程中可以使用自动化执行的不同操作。
AP 自动化的可能性
级别 1：不存在
这是显而易见的，但仍需要讨论，因为它为 AP 自动化设置了背景。世界各地的组织仍然处于 AP 流程的黑暗时代，没有自动化，只有大量的文书工作。这些组织仍然使用纸质发票和 90 天的付款期限。 AP 流程的所有困难仍然存在，从手动数据输入到繁琐的纸质记录，再到发票的路由和重新路由、隐藏的发票、人为错误、手签支票、实体邮寄系统（蜗牛邮件）、手工交付、安全问题、支票欺诈等，这个列表永远不会详尽，因为失误的机会无处不在。这是 AP 自动化可以 国家明智的电话号码数据 产生最大积极影响的地方，但您需要谨慎采用的速度。
如果您处于这个级别，您需要联系一些专家来为您的企业设置 AP 自动化。
级别 2：起步阶段
在这个级别，组织仍在处理纸 场景的编排 质记录，但期待数字化记录。这个级别的组织在 IT 基础设施方面更加成熟，并正在考虑将数字化转型作为其业务的潜在突破点。在这个级别，您可能正在将纸质发票扫描到仅在本地网络上运行的 AP 软件中。在这个级别，您可能正在使用电子邮件和聊天 美国名单 来获得批准或澄清。您仍在使用略显过时的系统来运行流程工作流。您仍在手动输入数据，并且您的软件允许扫描文档以获取可验证的成本证明。您仍然处于纸质记录和完全数字化之间的灰色地带。仍然涉及大量人为干预，最终会导致更多错误。目前，自动化仍然很少，甚至没有。
级别 3：青春期
在这个成长阶段，我们谈论的是将自动化采用到可接受的水平。这里的组织开始看到使用自动化的诸多好处，但未能看到它们如何结合在一起。例如，处于这一级别的团队不仅能够扫描纸质记录，还能够提取数据并使用 GL 代码中的数据。听起来很有趣吧？因此，在这个级别上不需要手动输入数据，AP 工作人员不必再担心人为错误。因此，在这个级别，提取的数据也会通过会计软件运行，帮助应付账款部门轻松进行计算、汇款和创建报告。在这个级别，效率和速度都很高，但显然，我们能做的还有很多。流程虽然自动化，但仍然需要时间，如果有错误数据的标记，工作人员仍然必须手动筛选发票，以确保没有强制错误。在这个级别，也存在大量欺诈活动的机会。而且，在这个级别，可视性、控制力或灵活性不高。
级别 4：成熟度
在这个级别，您现在已经掌握了应付账款流程，并且通过运用应付账款自动化和集成，您可以保持与供应商的良好沟通。不再需要扫描文档，因为供应商可以将数据直接上传到您的系统，因为您的软件是一个强大、安全、基于云的多租户解决方案，它有一个安全的发票上传门户。不存在安全问题，因为嵌入了多层安全协议。
